Muchas empresas que contratan con el Estado ecuatoriano cumplen sus contratos de buena fe, entregan las obras o servicios en tiempo, obtienen las actas de entrega-recepción — y años después reciben una notificación de la Contraloría General del Estado con una glosa de cientos de miles de dólares.
Pasé 14 años como Director de Auditoría Interna nombrado por la Contraloría en nueve instituciones públicas — SRI, BIESS, Petroecuador, SCPM, entre otras. Lo que le voy a explicar no es teoría: es lo que vi desde adentro.
El riesgo que nadie menciona cuando firma un contrato con el Estado
La Contraloría General del Estado tiene facultad para auditar contratos hasta 7 años después de su ejecución (Art. 71 LOCGE). Eso significa que un contrato firmado hoy puede ser auditado en 2033. Los funcionarios que lo aprobaron pueden haber cambiado, los documentos pueden haberse perdido, y los procesos pueden haber cambiado — pero la responsabilidad permanece.
Los sectores de mayor riesgo históricamente son: obras públicas, tecnología, telecomunicaciones, salud, energía y consultoría. Cualquier empresa en estos sectores debe entender los riesgos legales antes de firmar.
¿Qué busca la Contraloría cuando audita un contrato?
Desde mi experiencia interna, los auditores se enfocan principalmente en:
- Especificaciones técnicas: que lo entregado corresponda exactamente a lo contratado — en calidad, cantidad y condiciones
- Documentación de soporte: facturas, actas de entrega, informes técnicos, planillas. La ausencia de un documento es evidencia de incumplimiento
- Precios de mercado: comparan el precio pagado con referencias de mercado al momento del contrato. Si pagaron más de lo razonable, buscan responsables
- Proceso de contratación: si las bases, la calificación y la adjudicación cumplieron todos los requisitos legales del SERCOP
- Modificaciones al contrato: contratos complementarios y órdenes de cambio son de alta atención
Los cinco errores más comunes que generan glosas en contratos públicos
1 — Documentación incompleta durante la ejecución
El error más frecuente. Muchas empresas ejecutan correctamente pero no documentan adecuadamente. Las actas de entrega-recepción, los informes de supervisión y las planillas deben estar perfectamente respaldadas. Lo que no está documentado, para la Contraloría no existe.
2 — Modificaciones verbales o informales al alcance
Cambios en el alcance del contrato que no se formalizaron mediante contrato complementario. Si el contratante le pidió algo adicional de palabra y usted lo ejecutó sin documento, ese trabajo puede ser cuestionado como pago indebido.
3 — Incumplimiento de especificaciones técnicas parcial
Entregar el 95% de lo contratado. Ese 5% faltante puede derivar en una glosa por el valor total del contrato si la Contraloría considera que el bien o servicio no era funcional sin ese componente.
4 — Precios fuera del mercado
Si el precio del contrato estaba sobre el mercado al momento de la adjudicación, la diferencia puede ser objeto de glosa. Esto aplica especialmente en contratos de bienes y consultoría.
5 — Problemas en el proceso de calificación
Si la empresa fue calificada con documentos que luego resultaron inconsistentes, o si el proceso de adjudicación tenía vicios, los contratos pueden ser declarados nulos con consecuencias para el contratista.
Cómo proteger a su empresa antes de que llegue la auditoría
La prevención es significativamente menos costosa que la defensa. Estas son las acciones concretas que recomendamos:
- Due diligence legal del contrato antes de firmar: identificar cláusulas de riesgo, obligaciones ocultas y exposición potencial
- Archivo documental completo durante toda la ejecución: actas, informes, planillas, correos, fotografías de avance
- Formalizar todos los cambios mediante contrato complementario o documento escrito firmado por ambas partes
- Conservar la documentación mínimo 7 años después de la liquidación del contrato
- Revisar periódicamente el estado de contratos liquidados para detectar posibles auditorías en curso
Si ya recibió una notificación de la Contraloría
Los plazos son estrictos y no se pueden recuperar. Lo primero que debe hacer al recibir cualquier notificación de la CGE:
- Identificar la fecha exacta de notificación — de ahí se cuentan todos los plazos
- Determinar si es una responsabilidad civil (60 días para contestar) o administrativa (30 días para contestar)
- Recopilar toda la documentación relacionada con el contrato auditado
- Contactar a un abogado con experiencia en procesos CGE inmediatamente
No espere: la contestación bien preparada en la primera etapa es la herramienta más poderosa para desvanecer una glosa. Una contestación deficiente o extemporánea en esa etapa compromete todas las instancias siguientes.
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Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoría legal. La legislación puede cambiar. Para su caso específico consulte con un abogado calificado.
Santiago Orbe Cajiao
Doctor en Jurisprudencia, PUCE. Especialista en Dirección de Empresas, UASB. 14 años como Director de Auditoría Interna nombrado por la Contraloría General del Estado en 9 instituciones públicas. Fundador de AKUERDOS Soluciones Jurídicas, Quito, Ecuador. Matrícula CAP: 7407.