Contratar con el Estado ecuatoriano representa una oportunidad de negocio real. Pero también es una fuente de riesgos legales que pueden materializarse años después de ejecutado el contrato — cuando ya nadie recuerda los detalles, los gerentes han cambiado y los documentos se han dispersado.
Este artículo explica los riesgos que toda empresa debería conocer antes de participar en un proceso de contratación pública.
El riesgo principal: la auditoría puede llegar 7 años después
Muchas empresas creen que una vez liquidado y cerrado el contrato, el riesgo desapareció. Es uno de los errores más costosos que existe.
La Contraloría General del Estado puede iniciar una auditoría o examen especial sobre un contrato hasta 7 años después de su ejecución. Si en ese proceso identifica irregularidades — en los precios, en la documentación, en la calidad de la obra o servicio, en los procesos de selección — puede emitir una glosa de responsabilidad civil culposa contra la empresa y sus representantes.
Y hay un dato aún más importante: desde octubre de 2025, las entidades contratantes deben consultar a la Contraloría si el contratista mantiene glosas firmes antes del pago final. Si las tiene, el monto se compensa directamente con el pago. Esto convierte las glosas en un riesgo financiero inmediato y no solo futuro.
Los cinco riesgos legales más frecuentes para empresas contratistas
1 — Documentación incompleta durante la ejecución
El error más común y el más evitable. Durante la ejecución del contrato, las empresas se enfocan en cumplir — y descuidan documentar. Cada decisión relevante, cada cambio de especificación, cada comunicación con la entidad contratante debe quedar por escrito y archivada.
Cuando llega la auditoría años después, la Contraloría pedirá esa documentación. Si no existe, la empresa no puede demostrar que actuó correctamente — aunque lo haya hecho.
2 — Cambios de alcance sin formalización
Los contratos públicos cambian durante su ejecución. Obras que se amplían, servicios que se modifican, plazos que se extienden. Todos esos cambios deben formalizarse mediante contratos complementarios o órdenes de cambio debidamente suscritas y publicadas en el SERCOP.
Un cambio ejecutado sin formalización — aunque haya sido autorizado verbalmente por el funcionario responsable — puede derivar en una glosa por "pago indebido" o "ejecución sin respaldo contractual".
3 — Subcontratación sin autorización
Con las reformas a la LOSNCP vigentes desde febrero de 2024, las empresas públicas contratistas no pueden asociarse con privados ni subcontratarlos por más del 30% del valor total del contrato, y la subcontratación requiere autorización previa del SERCOP.
Subcontratar sin cumplir estos requisitos puede invalidar parte del contrato y derivar en responsabilidades civiles para los representantes de la empresa.
4 — Responsabilidad de directivos que ya no están
Este punto sorprende a muchos: la responsabilidad civil culposa ante la Contraloría persigue a las personas naturales que tomaron las decisiones al momento del contrato — no a la empresa como ente abstracto. Un gerente que firmó el contrato en 2018 puede recibir una glosa personal en 2025, aunque ya no trabaje en la empresa.
Por eso es fundamental que los directivos que salen de una empresa mantengan acceso a la documentación del período en que ejercieron sus funciones.
5 — Incumplimiento de obligaciones laborales en contratos de obra
Los contratos de obra pública incluyen obligaciones laborales: afiliación al IESS de los trabajadores, pago de beneficios sociales, cumplimiento de normas de seguridad ocupacional. La Contraloría verifica el cumplimiento de estas obligaciones como parte de su auditoría — y su incumplimiento puede derivar en responsabilidades adicionales ante el Ministerio de Trabajo.
Cómo reducir el riesgo desde el inicio
Antes de firmar el contrato
- Due diligence del contrato: revisar las cláusulas de responsabilidad, penalidades, causales de terminación y obligaciones de documentación
- Estructura legal adecuada: verificar que la empresa está correctamente habilitada en el RUP y que su estructura societaria es la óptima para este tipo de contratos
- Protocolo de documentación: establecer desde el inicio qué documentos se generarán, cómo se archivarán y quién es responsable de cada uno
Durante la ejecución
- Formalizar por escrito cualquier instrucción verbal relevante
- Archivar toda la correspondencia con la entidad contratante
- Documentar cada pago recibido y su respaldo
- Formalizar cualquier cambio de alcance antes de ejecutarlo
Después de la liquidación
- Mantener el archivo completo del contrato durante al menos 8 años
- Asegurarse de que los directivos salientes conserven acceso a los documentos del período que les corresponde
- Verificar periódicamente si existe algún proceso de auditoría abierto sobre contratos anteriores
¿Qué hacer si llega una notificación de la Contraloría?
Lo primero: no ignorarla. La predeterminación de responsabilidad civil tiene un plazo de 60 días para contestar (Art. 53.1 LOCGE). Si no contesta en ese plazo, la glosa puede confirmarse sin que usted haya podido defenderse.
Lo segundo: buscar asesoría especializada de inmediato. La contestación no es un trámite burocrático — es la oportunidad más importante de la defensa. Una contestación bien estructurada, con la documentación correcta y los argumentos adecuados, puede lograr que la glosa se desvanezca en esa misma etapa.
Lo tercero: verificar los plazos de la propia Contraloría. Una vez recibida la contestación, la CGE tiene 180 días para resolver. Si ese plazo vence sin resolución, precluye su facultad — y eso es un argumento de defensa que debe invocarse formalmente.
Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoría legal. La legislación puede cambiar. Para su caso específico consulte con un abogado calificado.
Santiago Orbe Cajiao
Doctor en Jurisprudencia, PUCE. Especialista en Dirección de Empresas, UASB. 14 años como Director de Auditoría Interna en la Contraloría General del Estado en 9 instituciones públicas. Fundador de Akuerdos Abogados, Quito, Ecuador.